試堂 OK，家長簽咗，新學生 onboard。第一個月嘅 impression 決定 retention 12 個月後仲喺度嗎。 新手老師最常犯嘅錯：以為「簽咗就 ok」， 其實前 4 堂先係 churn 風險最高嘅位。
呢個 14-item checklist cover 新生 onboarding 嘅關鍵動作： 從第 1 通 WhatsApp message，到第 1 個月底嘅 progress review。 Print 出嚟 mark check 都可以。
第 0 日：試堂後簽約
✅ 1. Send 試堂跟進 message（< 12 小時）
Template 喺 試堂後跟進文案 入面。 關鍵：personal observation + 3 個時間 slot 俾家長揀。
✅ 2. Send 一頁 A4 onboarding 文件
包含：學費 / 付款方式 / cancellation policy / 補堂規則 / 假期安排。 合約亦同時 send。 詳細請睇 私人補習合約樣本。
✅ 3. 確認上堂地點同 logistics
- 上門：地址、樓層、Wi-Fi（如要 download 資料）、parking 安排
- 視像：Zoom / Meet link、技術 backup 方法（家長手機 Hotspot）
- 家用 / 補習社：地址、door bell、上堂房間
第 1 堂前一星期
✅ 4. Send「需要準備乜」message
Hi，下星期一第一堂前，麻煩準備：
✅ 學生最近一次測驗 / 考試卷 photo（睇一睇 starting point）
✅ 一本 exercise book（A4 / lined / 帶嚟）
✅ 鉛筆 + 擦膠（音樂老師：metronome / 鋼琴 sheet music）
Looking forward!
✅ 5. 預備 student profile 文件
Internal use（你自己睇）。Record： 學校、年級、目標（考試 / 升學 / 興趣）、past tutors、 強項 / 弱項、家庭 dynamics（爸媽都 push？單親？）
第 1 堂
✅ 6. 20 分鐘 diagnostic activity
第 1 堂唔好淨係教新嘢。 花 20 分鐘做 mini-assessment： 睇學生現有 level、學習方式、attention span。 Adjust 後續 teaching plan。
✅ 7. 對學生講「呢個月 focus 邊 3 樣嘢」
Concrete goals。 錯：「我哋慢慢做返 basics 啦」。 啱：「呢個月我哋專心搞掂三件事：1) Chapter 5 嘅 quadratic equation， 2) DSE Past Paper Question 1–8 嘅 setup， 3) Show working 嘅 layout。」
✅ 8. 對家長 send「第 1 堂 wrap-up」message（當晚）
Hi，今日同小明上完第一堂，感覺好 ok ✌️
我哋呢個月 focus 3 樣：
1) ____________
2) ____________
3) ____________
小明 takeaway 功課係 ____________，星期X前完成。 如果有 question 隨時 message 我。
家長收到呢類 message：trust level 即升 50%。 Effort 細，impact 大。
第 1–4 堂之間
✅ 9. 上完每堂後 send 1 句 progress update
唔需要長：「今日小明 understand 咗 chapter 5。 Homework：page 67 Q3–8，星期五前。」 2 句嘢，3 秒寫得完，但 retention impact 巨大。
✅ 10. 第 2 堂結尾，邀請家長 5 分鐘 chat
Optional but powerful。家長坐 10 分鐘睇下小明嘅 wrap-up， 你 explain 觀察。 Builds parent buy-in，家長 feel 自己係 process 嘅 part of it。
✅ 11. 第 3 堂前提醒 cancellation policy
Casual：「Btw 提返，如果之後需要請假，麻煩前一日 send 我， 我可以幫小明 reschedule。」 唔好等到第一次 missed lesson 先講 policy — 嗰陣已經 awkward。
第 1 個月底
✅ 12. Generate PDF 月報 send 比家長
包括：本月上咗幾堂、cover 咗咩內容、學生強項 / 改善位、下個月 plan、 本月學費 + 付款狀態。
Manual generate 好攰 — TutorOwl 一 click 自動 generate。
✅ 13. Send 月底學費 reminder（用 friendly tone）
Templates 喺 5 個 WhatsApp 學費提醒 template 入面。 第一個月嘅 friendly tone 特別重要 — set 個 norm。
✅ 14. 自己 review：呢個學生係咪 good fit?
私補唔係教書工廠。 如果第 1 個月發現學生唔肯做 homework、家長 push 過分、學生有 anxiety, 而你又冇 capacity 處理 — 第 2 個月主動傾「我可能唔係 best fit」。 早 split 對雙方都好。
家長 onboarding 嘅 ROI
做齊以上 14 items：retention rate 一般可以 95%+ 維持到 1 年。 漏咗第 8 / 9 / 12（即 update message + 月報）， retention 跌到 60–70%。
Onboarding 係 investment：第 1 個月你嘅 admin overhead 高 30%， 但 month 3–12 嘅 churn 直線跌。Long run 仲係省時間。
用 system 唔好靠 memo
TutorOwl 將呢 14 個 checkpoint 自動 trigger：新學生加咗， 自動提醒你 D+1 send 跟進、D+7 send「需要準備乜」、 每堂後 prompt「今日 wrap-up」、月底自動 generate PDF report。 Cognitive load 由你大腦 offload 落 system。