「老師我哋臨時去咗旅行，星期六堂取消咗，下個禮拜補返。」 對新手老師嚟講呢句嘢好難拒絕 — 但每年補返嘅堂可以堆到 30 堂， 最後做唔切。問題唔係家長過分，係你冇 cancellation policy。
一條清晰嘅 cancellation policy 唔係要 punishment 家長， 係預先講清楚遊戲規則，俾雙方都有 predictability。 呢篇文章 cover 4 條 key clause + 點解某啲業界 standard 係 24 小時、有啲係 48。
3 個常見錯誤
❌ 完全冇 policy
每次 case-by-case 諗 — 結果係：講話得 friendly 嘅家長 push 多啲， 老實嘅家長反而食虧。Trust 跌晒。
❌ Policy 過嚴（4 小時前通知）
家長覺得你 inflexible，trial lesson 就決定唔好。 其實私補係 relationship business — 唔好用 corporate policy 嘅 mindset。
❌ Policy 過鬆（隨時取消、隨時補）
最後同冇 policy 一樣。仲衍生 admin overhead — 要記住邊個學生補 1 堂、邊個欠 3 堂。
4 條 key clause（recommended）
1. Notice period（建議 24 小時）
上堂前 24 小時通知，可以 reschedule 或補堂。 過咗 24 小時通知，當作上咗 — 收原價學費。
例外：學生病咗（要 photo of 額溫計 / 醫生紙），可以 case-by-case 處理。
為什麼 24 而唔係 48？ 多數家長係前一晚先決定第二日嘅嘢，48 太嚴格 trial conversion 會差。 24 已經夠 buffer 俾你重新填時段，例如 publish 出嚟俾 wait-list 學生。
2. 補堂時限（建議 30 日）
準時通知嘅請假，可以喺 30 日內補堂 1 次。 超過 30 日：作廢。
Why 30 日？私補係 short-term commitment， 舊堂拖到 3 個月後補家長亦唔記得學過咩，效果差。 老師亦冇辦法塞太多補堂入正常週期。
3. 老師臨時請假（無條件補堂）
老師有事取消：無條件提供補堂時間（學生方便嘅日子）。 如果 30 日內找唔到合適時間：全額退款。
Policy 嘅 fairness 要兩邊一致。 否則家長會覺得你雙重 standard。
4. 公眾假期（默認停課）
公眾假期默認停課，月費按比例扣減。 如果家長要照上堂，需提早 7 日確認，老師收 1.2× 學費。
節日加成俾人覺得奇怪？業界 standard。 商業 logic 一致：你 weekday 唔放假但帶 premium 開堂，係 service 付費。
3 個常見 edge case 點處理
學生連續請病假 3 個月
Policy 講「30 日內補」就照執行 — 但同家長正常溝通。 如果係真嘅長期病，雙方傾下 pause 月費， delay 套票 expiry — 但要 written 確認，唔好口頭 promise。
家長問「我去旅行 2 個禮拜可唔可以唔俾錢？」
Time-based pricing（月費 / 套票）：暫停 + 退錢 / 延長 expiry。 Lesson-based pricing（時薪）：唔上堂自然唔收錢，咁就 ok。 但寫清楚每次 pause notice period（建議 7 日）。
學生第 X 次取消，但都 12 小時前 send 咗 message
Policy 容許 — 唔好對住 family 走鋼線。 但如果同一個學生連續 4 個月每月取消 2 堂以上， 係 commitment issue，唔係 policy issue。 正面 message 家長傾下：要繼續，定休一陣？
點 publish 比家長知
- 寫入 私補合約樣本
- 家長 onboarding 時用一張 A4 一頁紙講晒：費用 + cancellation + 假期
- 第一次學生請假時 send 返一次 message refresh 家長 memory
用 tool 追補堂同 cancellation
手動 track 5 個學生補堂剩幾多堂、邊堂幾時 expire — 一年後 absolute chaos。
TutorOwl 自動 track 每個學生嘅請假、補堂、expiry， 家長 view 嘅 link 都 generate 出嚟，透明度高， 嘈交機會大跌。